Setiap perusahaan pada dasarnya memiliki format yang berbeda meski dengan komponen serupa. Hal ini juga bisa bergantung pada tools yang digunakan pihak perusahaan dalam membuat laporan upah.
Adanya slip gaji dapat memberikan berbagai macam manfaat bagi karyawan jika diisi dengan benar dan menjelaskan tiap komponennya dengan rinci.
Slip gaji sendiri dibutuhkan karyawan untuk banyak keperluan, semisal mengajukan kredit atau kebutuhan administrasi lainnya.
Karyawan di bagian payroll sendiri jelas membutuhkan format serta tata cara membuat laporan penghasilan, sesuai standar yang seharusnya.
Baca juga: Pentingnya Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3): Pengertian, Fungsi Serta Tujuan
Pengertian Slip Gaji
Secara umum, slip gaji adalah bukti otentik atau bukti resmi penerimaan gaji dari pemberi kerja bagi pekerja atau pegawai.
Lapora merupakan dokumen yang berisi rincian upah yang kita terima dari perusahaan, dalam periode yang disepakati.
Perusahaan akan menyediakan laporan upah dengan bagian-bagian tertentu, yang dilengkapi dengan nominalnya, baik secara rinci maupun dalam rangkuman.
Bagi perusahaan, laporan penghasilan ini berfungsi sebagai dokumentasi atas pencatatan pengeluaran gaji yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan.
Fungsi Slip Gaji
Bagi karyawan, laporan penghasilan tersebut merupakan bukti kejelasan proses penggajian atau sebagai informasi potongan pajak dan penyetoran pajak penghasilan.
Laporan penghasilan ini juga bisa menjadi jaminan atau bukti untuk mengajukan KPR, mengajukan kredit tanpa agunan, kredit mobil atau kredit motor.
Seiring perkembangan zaman, laporan penghasilan sudah tidak berbentuk kertas. Kini, HRD perusahaan biasanya mengirimkan slip gaji secara online dalam bentuk digital.
Format Membuat Slip Gaji
Format slip gaji membuat beberapa komponen informasi yang dicantumkan. Tidak hanya sebatas detail upah, melainkan informasi pendukung lainnya seperti berikut ini.
Nama dan Logo Perusahaan
Nama serta logo perusahaan jelas menjadi komponen penting. Data ini, juga bisa berupa identitas lain seumpama email resmi, nomor resmi, logo atau alamat lengkap perusahaan.
Informasi tersebut, nantinya bakal berfungsi sebagai bukti jika slip gaji resmi dan asli dari perusahaan.
Periode Gaji
Periode gaji mencantumkan informasi perihal tanggal penggajian, sesuai peraturan perusahaan.
Keterangan tersebut, memudahkan karyawan dalam membaca laporan upah saat menerima. Komponen ini juga mengurangi kemungkinan tertukar dengan periode sebelumnya.
Identitas Karyawan
Data karyawan yang tercantum umumnya macam Nomor Induk Karyawan (NIK), nama lengkap, posisi atau jabatan serta departemen terkait. Hal ini harus dicantumkan karena pada dasarnya bersifat rahasia.
Nominal Gaji
Komponen berikutnya merupakan bagian utama, yakni nominal gaji atau upah yang diberikan pihak perusahaan.
Nominal yang dimaksud bukan hanya akumulasi melainkan detail upah macam tunjangan, gaji pokok, insentif, lembur serta bagian lain.
Setiap posisi biasanya memiliki benefit yang berbeda semisal pada tunjangan maupun bonus. Selain itu, terlampir juga potongan bulanan karyawan seperti BPJS atau hutang karyawan.
Informasi Pajak
Informasi pajak juga masuk dalam komponen, yang merujuk pada nominal gaji karyawan. Sebagai kewajiban pembayaran, nominal harus dicantumkan agar karyawan tau besar pajak yang harus dibayarkan.
Baca juga: Tata Cara Mendirikan Perusahaan Outsourcing
Cara Membuat Slip Gaji
Untuk membuat slip upah dengan baik dan benar, pastikan bahwa Anda mencantumkan informasi umum seperti alamat, lokasi, dan nomor telepon perusahaan secara detail.
Selanjutnya, Anda perlu mencantumkan hal-hal lain seperti periode gaji, data pribadi karyawan, dan informasi pajak dengan akurat. Inilah cara membuat slip gaji, yuk simak!
Membuat Slip Gaji dengan Microsoft Excel
Selain aplikasi, terdapat beberapa cara yang bisa digunakan untuk membuat laporan upah setiap bulannya. Microsoft Excel salah satunya, namun sebelum itu kamu harus betul-betul memahami komponen apa yang harus dimuat di dalamnya.
Akan lebih baik jika Anda membuat format jadi pada slip gaji yang bisa dimodifikasi pada bagian tertentu. Berikut ini cara membuat slip gaji dengan Microsoft Excel.
- Buka Microsoft Excel
- Gunakan tabel sesuai format dan komponen di atas.
- Mengisi rincian tabel
- Gunakan rumus slip gaji dan rumus Pajak Penghasilan (PPh)
Setiap detail komponen perlu diperhatikan agar tidak terlewat. Kesalahan pada komponen bisa berakibat fatal hingga miss informasi. Lebih baik menggunakan format yang tidak terlalu rumit agar saat memasukkan data bisa lebih detail.
Membuat Slip Gaji dengan Microsoft Word
Berikut ini cara membuat slip gaji dengan Microsoft Word. Jika menggunakan word, ada tiga tahap utama yang perlu dilakukan yakni membuat database Excel terlebih dulu, desain form slip gaji di word lalu menghubungkan keduanya menggunakan tool mail merge. Tool inilah yang akan membantu mendesain agar lebih kompleks.
Pada Excel ada bisa menyusun detail komponen slip gaji. Termasuk data perusahaan, karyawan serta nominal upah yang diterima. Sementara pada Word lebih kepada desain form secara umum.
Contoh dan cara membuatnya sebenarnya tak sulit, selama Anda memahami seluruh komponen pendukung dan memastikan akurasi data. Terlebih dengan format standar yang ditampilkan.
Contoh Slip Gaji
Berikut ini adalah beberapa contoh slip gaji sederhana dalam format yang berbeda untuk berbagai jenis pekerjaan.
Slip gaji berisi informasi mengenai gaji karyawan, potongan, dan tunjangan lainnya. Setiap slip gaji biasanya mencantumkan detail-detail seperti nama karyawan, posisi, bulan pembayaran, gaji pokok, tunjangan, dan potongan.
Contoh Slip Gaji 1: Karyawan Swasta
PT. Maju Bersama
Slip Gaji Bulan: Oktober 2024
| Rincian | Jumlah |
|---|---|
| Nama Karyawan | Ahmad Santoso |
| Jabatan | Staf Administrasi |
| Gaji Pokok | Rp 5.000.000 |
| Tunjangan Transportasi | Rp 500.000 |
| Tunjangan Makan | Rp 300.000 |
| Uang Lembur | Rp 200.000 |
| Total Pendapatan | Rp 6.000.000 |
| Potongan Pajak | Rp 300.000 |
| Potongan BPJS Kesehatan | Rp 150.000 |
| Potongan BPJS Ketenagakerjaan | Rp 100.000 |
| Total Potongan | Rp 550.000 |
| Gaji Bersih | Rp 5.450.000 |
Contoh Slip Gaji 2: Pekerja Freelance
Freelance Designer Slip Gaji
Bulan: Oktober 2024
| Rincian | Jumlah |
|---|---|
| Nama Karyawan | Dewi Lestari |
| Posisi/Pekerjaan | Desainer Grafis |
| Proyek 1 (Desain Logo) | Rp 1.500.000 |
| Proyek 2 (Website Design) | Rp 2.500.000 |
| Bonus (Kualitas Pekerjaan) | Rp 500.000 |
| Total Pendapatan | Rp 4.500.000 |
| Potongan Pajak Freelance | Rp 200.000 |
| Total Potongan | Rp 200.000 |
| Gaji Bersih | Rp 4.300.000 |
Contoh Slip Gaji 3: PNS (Pegawai Negeri Sipil)
Instansi Pemerintah
Slip Gaji Bulan: Oktober 2024
| Rincian | Jumlah |
|---|---|
| Nama Karyawan | Budi Hartono |
| Jabatan | Guru |
| Gaji Pokok | Rp 4.500.000 |
| Tunjangan Fungsional | Rp 1.000.000 |
| Tunjangan Keluarga | Rp 500.000 |
| Total Pendapatan | Rp 6.000.000 |
| Potongan Pajak | Rp 300.000 |
| Potongan BPJS | Rp 150.000 |
| Potongan Pensiun | Rp 200.000 |
| Total Potongan | Rp 650.000 |
| Gaji Bersih | Rp 5.350.000 |
Contoh Slip Gaji 4: Karyawan Pabrik
PT. Sejahtera Mandiri
Slip Gaji Bulan: Oktober 2024
| Rincian | Jumlah |
|---|---|
| Nama Karyawan | Siti Rohmah |
| Jabatan | Operator Produksi |
| Gaji Pokok | Rp 4.000.000 |
| Tunjangan Kehadiran | Rp 500.000 |
| Tunjangan Lembur | Rp 300.000 |
| Bonus Produksi | Rp 200.000 |
| Total Pendapatan | Rp 5.000.000 |
| Potongan BPJS Ketenagakerjaan | Rp 100.000 |
| Potongan BPJS Kesehatan | Rp 100.000 |
| Total Potongan | Rp 200.000 |
| Gaji Bersih | Rp 4.800.000 |
Komponen Utama dalam Slip Gaji:
- Nama dan Jabatan: Menyebutkan karyawan serta posisi mereka.
- Pendapatan: Gaji pokok, tunjangan, dan bonus.
- Potongan: Seperti potongan pajak, BPJS, asuransi, atau dana pensiun.
- Gaji Bersih: Jumlah akhir yang diterima karyawan setelah potongan.
Slip gaji ini biasanya diberikan secara bulanan dan berfungsi sebagai bukti pembayaran gaji untuk karyawan.
Peraturan Pemerintah Mengenai Laporan Upah
Sebenarnya dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, tidak ada ketentuan yang mewajibkan perusahaan untuk menerbitkan laporan penghasilan atau laporan upah setiap bulannya.
Akan tetapi, dalam Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 20015 tentang Pengupahan terdapat pengaturan jelas bahwa perusahaan harus memberikan bukti pembayaran upah yang berisikan rincian upah yang diterima pekerja.
Hal ini dilakukan sebagai bukti bahwa upah sudah dibayarkan pengusaha. Tujuannya adalah sebagai bukti tertulis untuk meminimalisir resiko munculnya kesalahpahaman dalam hal pembayaran gaji. Bukti ini dianggap cukup kuat untuk menjelaskan hak karyawan (upah) sudah dibayarkan.
Jadi, perusahaan berkewajiban untuk memberikan bukti pembayaran upah.